Máte pořád plno práce, ale vlastně se nikam neposouváte?

Tohle je stává hodně často, a potvrzuje se mi to i na konzultacích. Klienti za mnou přicházejí s tím, že chtějí změnit zaměstnání, zjistit, co je baví, jak být víc spokojení v práci. Na každém sezení si určíme konkrétní akce, které klienti mají do příštího sezení udělat, aby se posunuli ke svým cílům.

A často pak přijdou na další sezení a říkají mi: neudělal/a jsem to. Mám diář plný jiných věcí, co musím udělat, a nedostal/a jsem se k tomu.

Já to chápu. Všichni jsme hrozně zaneprázdnění, a je fakt těžké si udělat čas na další věci v to do listu. Protože prostě nejsou zrovna urgentní.

Tenhle stav se často popisuje jako ‚bad busy‘ neboli špatná zaneprázdněnost.

Pořád hrozně pracujeme, jedeme jako křeček v kolečku, ale když se ohlédneme za posledním týdnem, měsícem nebo rokem, tak zjistíme, že nejsme vůbec blíž svému cíli. Jenom jsme vyplňovali čas a ty důležité úkoly, které nás posunou tam, kam opravdu chceme, pořád odkládáme.

Tenhle fenomén je dobře popsaný v knize 7 návyků skutečně efektivních lidí of Stephena Coveyho. (Ano já vím, o té knize pořád mluvím, ale ona je fakt skvělá :). Covey třídí naše úkoly do 4 kvadrantů podle toho, jak důležité a jak urgentní ty úkoly jsou.

4 kvadranty na správné řízení času

1. kvadrant: Důležité a urgentní úkoly

Toto jsou položky, které nám způsobují největší stres, protože jsou důležité a musí být udělány teď hned, nebo alespoň hodně brzo. Tyto aktivity jsou zásadní pro dosažení našich cílů a měly by být řešeny rychle a efektivně.

Příkladem jsou blížící se deadliny projektů, naléhavé a důležité pracovní úkoly, krize, které potřebují vyřešit, apod.

2. kvadrant: Důležité úkoly, které nejsou urgentní

Druhý kvadrant obsahuje věci, které momentálně nejsou naléhavé, ale jsou důležité. Věci jako strategické plánování, budování vztahů, cvičení, vzdělávání se, a další aktivity osobního rozvoje – jako třeba přemýšlení nad naší vizí nebo životním směřováním. Prostě všechny věci, o kterých víme, že bychom je měli dělat, ale zřídka se dostaneme k tomu, abychom je skutečně udělali, protože nejsou naléhavé.

Činnosti kvadrantu 2 jsou ty činnosti, které nejčastěji odkládáme, ale jsou to právě ony, které mají potenciál skutečně změnit náš život a pomoct nám dosáhnout toho, co v životě opravdu chceme. Asi není překvapením, že vysoce efektivní a úspěšní lidé právě na tenhle kvadrant zaměřují svůj čas a energii.

3. kvadrant: Urgentní úkoly, které nejsou důležité

Třetí kvadrant obsahuje položky, které se zdají být naléhavé, ale nejsou vůbec důležité. Jsou to věci jako některé nepodstatné schůzky a telefonáty, nebo dotazy kolegů, které nás přerušují v práci, apod.

V ideálním případě bychom se měli snažit odstranit celý třetí kvadrant tím, že úkoly delegujeme na někoho jiného, nebo zdvořile řekněme ne.

4. kvadrant: Úkoly, které nejsou ani urgentní ani důležité

Samozřejmě že každý potřebuje odpočívat, takže ty činnosti nemusíme úplně eliminovat. Je ale dobré si na ně vynahradit specifický čas, místo toho, abychom z hrůzou zjišťovali, že už jsme na sociálních sítích promarnili hodinu nebo už zase jdeme spát ve dvě ráno, protože jsme se dívali na 4 epizody seriálu v kuse.

Spousta lidí tráví 90% času v kvadrantu 1, popřípadě 3, a ten zbytek v kvadrantu 4.

Velmi málo lidí si opravdu najde čas jít do kvadrantu 2, což znamená, že velmi málo lidí opravdu dosáhne toho, co v životě chce.

A je to vlastně pochopitelné – nechodit do kvadrantu 2 je jednodušší. Ptát se sami sebe, co vlastně chceme dělat, co opravdu od života chceme, jít do té introspekce, jít do hloubky, snažit se odkrývat, co je pod těmi nánosy společenských musů a požadavků ze všech stran, a potom se k tomu opravdu pravidelně posouvat, to je náročné. Chce to čas, chce to energii, chce to motivaci. A je mnohem pohodlnější jen odfajfkovávat úkoly na to do listu, o kterých víme, jak je udělat, a které od nás čeká šéf, manžel, děti…

Jenže problém je v tom, že pokud to tak budeme dělat pořád, tak prostě nikdy nedojdeme tam, kam chceme.

Nikdy se nepohneme, anebo se posuneme jen trochu. Ještě za 5 let budeme přemítat, jestli můžeme od života chtít něco víc, nebo jestli to už je ono, a jestli nám třeba ta nová práce nebo nový partner konečně přinese to, po čem toužíme. A ve 40 nebo v 50 budeme mít krizi středního věku a strach, že jsme život promrhali.

Nemusí to tak ale nutně být. Můžeme si v našich životech – i u těch nejzaneprázdněnějších lidí – najít každý týden alespoň chvilku času na důležité úkoly.

Jak se věnovat tomu, na čem záleží nejvíc

Mně docela dobře funguje následující tip:

Týdenní „High Importance To Do List“

Každý týden se snažím si v neděli nebo v pondělí určit priority na následující týden. Je to vlastně normální to do list, ale nejsou tam triviální ani urgentní věci, ale pouze věci z kvadrantu 2, na které se chci zaměřit. Ten to do list si rozděluju do rolí, které v životě mám, a které odpovídají mému životnímu mottu. To motto je v tom to do listu vždycky nahoře, abych si ho připomínala a mohla si pokaždé ověřit, že úkoly, které na seznam píšu, opravdu vedou k naplnění mé životní mise.

Můj týdenní seznam pak vypadá třeba takhle:

Podnikání

• rešerše na ideálního klienta

• dodívat se na živé vysílání s otázkami na prodejní kampaně

Rodič/Manželka/Dcera

• naplánovat oslavu narozenin

• dojet pro lampu na postel, aby se nám lépe usínalo

• koupit hojdavak

Konzultant/ Manažer

• Dopsat strategii pro klienta

Kouč

• Triáda v rámci výcviku

Regenerace a odpočinek

• Sport v neděli a ve čtvrtek odpoledne

• Dočíst knihu Road less traveled a udělat výpisky

Pak si ty úkoly vezmu a naplánuju si je v tom týdnu. Jelikož jich není moc, tak mám pak ještě spoustu prostoru se věnovat urgentním úkolům, které se během týdne vynoří.

Tohle nedělám každý týden. Ale vypozorovala jsem, že když si na to najdu čas, tak ten týden prožiju víc vědomě, a mám pocit, že jsem na té správné cestě, a posouvám se tam, kam chci.

Pozorování

Další věc, kterou můžete udělat, je vcelku banální, ale efektivní: pozorovat. Můžete si prostě jen zapisovat, jakými činnostmi svůj týden trávíte. Zapisujte si po dobu jednoho týdne, ve kterém kvadrantu trávíte nejvíc času a pak se na to podívejte. Jenom pozorujte, dívejte se, ale nehodnoťte.

Jak říká Gallwaye, často už jenom pouhé pozorování vede ke změně. Zjistíte třeba, že trávíte 6 hodin denně na facebooku. To je zajímavé zjištění. Nemusíte to hned měnit, ale možná příště, když na tom facebooku budete, tak si na to vzpomenete a třeba odejdete dřív.

Vizuální tahák

Můžete si taky vytiskout následující tahák, který vám připomene, na které věci se máte zaměřit a které máte delegovat, které máte omezit a kterým se úplně vyhnout.

Jak už jsem v pár článcích psala, náš mozek má 11 miliónů smyslových receptorů a 10 milionů z nich je zasvěcených zraku. Proto fungují vizualizace, proto funguje, když si vytisknete afirmace a nalepíte si je třeba do koupelny, kde je denně vidíte, a proto bude fungovat i tenhle plakát, když si ho vytisknete a dáte do kanceláře nebo kamkoliv, kde jste často a kde si potřebujete připomenout, kterým činnostem máte dát prioritu.

Přeju vám, abyste se opravdu začali posouvat k tomu, co chcete, a trochu zredukovali tu „špatnou zaneprázdněnost“. A pokud si potřebujete ujasnit, co opravdu chcete, tak se můžete objednat na konzultaci.